Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:
· Personas
· Datos
· Actividades o técnicas de trabajo
· Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).
Todos estos elementos interactúan para
procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar
a información más elaborada, que se distribuye de la manera más
adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.
Habitualmente el término se usa de manera
errónea como sinónimo de sistema de información informático, en
parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema
de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas
informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por
qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir).
Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una
subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.
Ciclo de vida de los Sistemas de
Información
Existen pautas básicas para el desarrollo
de un SI para una organización:
- Conocimiento de la Organización. Analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del SI.
- Identificación de problemas y oportunidades. El segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva.
- Determinar las necesidades. Este proceso también se denomina elicitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para el SI que se propondrá.
- Diagnóstico. En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del SI y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.
- Propuesta. Contando ya con toda la información necesaria acerca de la organización, es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organización donde se detalle: el presupuesto, la relación costo-beneficio y la presentación del proyecto de desarrollo del SI.
- Diseño del sistema. Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del SI; la misma incluye: el diseño del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del sistema, el diccionario de datos, los reportes de salida, etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje de programación a utilizar.
- Codificación. Con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación establecido (programación) en la etapa anterior, es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.
- Implementación. Este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación de la aplicación(programa) generada en la etapa de Codificación.
- Mantenimiento. Proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya creado a otro entorno de trabajo o plataforma.
Debido a que el principal uso que se da a
los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organización
con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se puede
clasificar a los sistemas de información en:
·
Sistemas Competitivos
·
Sistemas Cooperativos
·
Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio
Esta clasificación es muy genérica, y en
la práctica no obedece a una diferenciación real de sistemas de información
reales, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos
o las tres) de las características anteriores. En los subapartados siguientes
se hacen unas clasificaciones más concretas (y reales) de sistemas de
información.
Enlace: www.wikipedia.ogr
Sistemas de Información Documental
El estudio de los
modelos de sistemas de información precisa incidir en el término información
documental como una categoría específica de información término este último que
ha ido adquiriendo significaciones muy variadas dependiendo del campo de
investigación y estudio en el que sea abordado.
Las distintas
perspectivas dadas al término información vienen definidas desdelos enfoques
racionalistas y humanos y la reflexión de estos enfoques nos lleva a concluir que
la información documental está justificada por la naturaleza del mensaje informativo
transmitido en el proceso informativo es decir el documento, como mensaje informativo,
transmitido por un documentalista a un usuario, y todo ello dentro del marco
científico de la Documentación.
En este sentido
podemos afirmar, sin duda alguna, que los sistemas de
información
documental son un tipo de sistemas de información con unas características particulares,
entre las que destacan las funciones de representación y de comparación.
En el año 1996
Codina reflexiona sobre la naturaleza de los sistemas de
información
documental y llega a la conclusión de que a los sistemas de información documental
se les debe aplicar un esquema más complejo según el cual podemos afirmar que es
un sistema que se caracteriza por los siguientes parámetros:
- Acepta como entrada documentos cognitivos y necesidades de información.
- Genera personas informadas como salida.
- Su proceso de transformación se identifica con un subsistema de recuperación de información capaz de representar documentos y necesidades de información, comparar ambos y generar, como resultado, documentos probabilísticamente relevantes, de tal manera que su consulta permita la satisfacción de las necesidades de información expresada por los usuarios del sistema.
Por su parte,
Blair, en la misma dirección, destaca que las características profundas de los
sistemas de información documental vendrán determinadas, a su vez, por la
naturaleza de las entradas que admite: documentos cognitivos y necesidades de información
de los usuarios del sistema. Ambos elementos determinan que estos sistemas sean
probabilísticos, en lugar de sistemas deterministas como suelen ser los sistemas
de información convencionales, y esta naturaleza probabilística es, tal vez, el
rasgo mas decisivo de los sistemas de información documental, que como consideración
final, podemos definir con carácter general, como un conjunto de personas,
máquinas y procedimientos que transforman una información de entrada (input) en
una información de salida (output) preparada para que un determinado usuario obtenga
una nueva información y tome una eficaz decisión.
BASES
EPISTEMOLÓGICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL
La teoría general de sistemas
es, como se sabe, uno de los pilares en que se asienta la teoría de los sistemas
de información juntamente con la teoría de la organización. La aparente simplicidad
de la definición que ofrece Bertalanffy de sistema como “complejo de componentes
interactivos, conceptos característicos de unidades organizadas como interacción,
suma, mecanización, centralización, competencia, finalidad, etc. y su aplicación
a fenómenos concretos” es perfectamente fecunda para la construcción de modelos
sistemáticos y además, se completa con la teoría de la organización, elemento éste
que puede ser definido como “estructura formal y explícita de funciones y posiciones”.
Por otra parte, el concepto de organización como componente de los sistemas de
información aparece en los propios orígenes de la Ciencia de la Información y
Documentación. Así para Otlet, la Documentación era “ciencia, técnica y organización”
TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN
A finales de la década de los años 50 aparece
una teoría científica de la organización creada por H. A. Simon y J. G. March,
incorporando elementos de ciencias como la Psicología, la Sociología y la
Economía. Hay que destacar que en esta teoría tiene lugar importante los
problemas de la comunicación y la información7.
Posteriormente
esta disciplina va alcanzando un alto grado de desarrollo, gracias a la utilización
de conceptos tomados de la teoría de sistemas y del campo de la informática.
TEORÍA GENERAL DE
SISTEMAS
Refiriéndonos a
la Teoría General de Sistemas, recordemos que Bertalanffy adelanta que “el
tema de una disciplina llamada Teoría General Sistemas, es la “La Gestión de la
información en las organizaciones: una disciplina emergente. Documentación de
las Ciencias de la Información.
Como el propio
autor puso de manifiesto, “la idea central de su teoría –el concepto de
sistema- es algo que se encuentra en la vieja concepción aristotélica al decir aquello
de que “el todo es algo más que la suma de las partes”, por ello una de las características
de los sistemas “es totalidad y no simple suma”.
Por otra parte,
admite que la moderna teoría de la comunicación está vinculada de cerca a la
teoría de los Sistemas y que la noción central en Teoría de la Comunicación es
la de Información, a la cual son aplicables conceptos y teorías como entropía y
retroalimentación.
LOS MODELOS DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
El profesor López
Yepes distingue tres modelos de sistemas de información
esenciales:
Modelo A, Modelo B, y Modelo C.
MODELO A
“Modelo A.
Sistema contemplado desde una perspectiva general, individual y con
subsistemas. Su estudio sirve para el desarrollo del resto de los modelos.
Debons lo denomina sistema de información generalizada18. Existen diversas
explicaciones de este modelo. La explicación ofrecida por este autor considera
que el modelo A se compone de los siguientes subsistemas:
1) Entorno, que
incluye el proceso de categorizar y clasificar los acontecimientos y la
representación lingüística de los mismos en forma de símbolos.
2) Adquisición de
los datos, transmisión, proceso, que incluye el almacenamiento y recuperación
de la información, utilización y transferencia, este último como sinónimo de
comunicación o diseminación”
MODELO B
Dentro de este
modelo, el mismo autor, distingue entre el MIS y el IMS basándose en lo
siguiente:
“Modelo B. Como
subsistema dentro de las organizaciones. De entre ellos
podemos destacar
dos: el Management Information System (MIS) y el Information
Management System
(IMS). Hay numerosas versiones del primero pero, en esencia, se
trata de ayuda a
las decisiones de la dirección mediante modelos informáticos que facilitan
datos”.
La noción de
sistema de información para la dirección (MIS) es la que primero se generalizó
para abordar la problemática derivada de la aplicación de las tecnologías de la
información en la organización21. Los MIS dan solución a problemas estructurados,
designando procesos informativos repetitivos. Su propia complejidad y el abuso
del término ha creado una cierta confusión respecto al contenido de un sistema
de información para la dirección (MIS). En este sentido, Emery considera que se
puede +encontrar consenso respecto a estos tres puntos de vista:
El MIS trata
solamente de aquellas partes de un sistema de información orientada a la
dirección o a la toma de decisiones.
El MIS comprende
solamente la parte de tratamiento de transacciones del sistema.
El MIS combina
ambos componentes de toma de decisiones y de tratamiento de transacciones.
“La información
y, en concreto la información documental, es un recurso
económico en las
organizaciones, un bien económico, un factor de producción, una forma de
capital. [...] En consecuencia, se observa que la actividad de las
organizaciones y empresas viene cada vez más impregnadas del fenómeno
informativo”.
“Las
organizaciones no sólo necesitan de los sistemas de información organizacionales
sino que ellas mismas se están revelando en su estructura más
óptima como auténticos sistemas de información. En
consecuencia, el
papel de la información en las organizaciones se ha incrementado,
pasando de figurar tan sólo en la administración a convertirse en el
recurso principal y en la savia de toda la organización, prestando su apoyo a
todos y cada uno de los elementos de la misma.
MODELO C
“Es el resultado
de la conjunción de redes y centros de información, enmarcado en las políticas
nacionales y territoriales de información”.
POLÍTICAS DE
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
Política o
políticas, directrices, estrategias, plan de acción, etc., constituyen un entramado
que tienen que ver con el mundo de las decisiones, bien sean privadas o públicas
que pueden venir encaminadas a obtener la mayor eficacia en la dirección, gestión
y gobierno de las unidades de información y documentación en sentido amplio o, antes
bien, pueden referirse a los entramados representados por los llamados sistemas
internacionales,
nacionales, regionales, locales, etc., de información y documentación.
La decisión
política, debe apoyarse, claro está, en la base doctrinal de nuestra
disciplina, esto es, cómo concebimos los principios científicos y técnicos de
la Documentación, pero, a su vez, de la configuración de las políticas van a
formar parte otras como, por ejemplo, la política de formación de profesionales
de Información y Documentación.
Por tanto las
políticas de información y documentación se basan en el estudio de las
decisiones políticas en nuestro campo del saber, de sus motivaciones y de sus consecuencias,
analizan las medidas políticas desplegadas por los poderes públicos en sus diferentes
niveles –internacional, nacional, autonómico y local- en materia de documentación
tanto para el buen funcionamiento de la propia Administración como en beneficio
directo de la sociedad española siempre en cumplimiento de las necesidades informativas
del ciudadano. Con ello satisfacen un derecho constitucional del ciudadano y
permiten la conformación de unidades, redes y sistemas de información y documentación.
MODELO D: LA
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
La capacidad para
obtener información, organizarla, almacenarla, y compartirla entre todos los
miembros de la organización se convierte en una virtud de extraordinaria importancia
para aquellas organizaciones que la posean. Conscientes de ello, numerosas organizaciones
han comenzado a aplicar políticas basadas en gestión del conocimiento
La gestión del
conocimiento se puede definir como un proceso sistemático de búsqueda,
selección, organización, difusión de información cuyo objetivo es aportar a los
profesionales de la organización los conocimientos necesarios para desarrollar
eficazmente su labor. Permite a la organización obtener información y comprensión
sobre sus propias experiencias para, posteriormente, aplicarlo a la planificación
de estrategias,toma de decisiones, y soluciones de problemas. Se trata, en definitiva, de
transformar la experiencia en conocimiento, y el conocimiento en experiencia.
FASES EN LA CREACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN
ORIENTADA A LA GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO.
Para la
construcción de una estructura de gestión del conocimiento se pueden identificar
seis fases diferentes. Cada una de estas fases debe realizarse en un momento del
tiempo y con unos participantes diferentes.
Fase I:
Inspiración: Esta primera fase se basa en la concienciación, dentro de la organización,
de la necesidad de implantar un sistema de gestión del conocimiento. La clave
para el éxito es que esté liderado por los directivos de más alto nivel.
Fase II:
Planificación y estrategia: En esta fase se empieza a analizar la viabilidad de
su implantación. Los objetivos serán:
- Identificar las áreas/procesos en que es más importante un mayor esfuerzo en la gestión del conocimiento.
- Definir en base al punto anterior, posibles proyectos pilotos.
- Analizar y evaluar el nivel de preparación de la organización para el cambio de cultura organizativa.
- Definir metodologías de actuación.
- Difundir los objetivos al resto de la organización.
tecnológica, en
la que intervendría el departamento de Tecnologías de la información con los
siguientes objetivos:
- Análisis de las tecnologías disponibles.
- Integración con los sistemas de información ya existentes.
- Asegurar la protección de las inversiones realizadas.
- Selección del soporte tecnológico.
- Definición inicial de bases de datos de conocimiento.
proyectos piloto
identificados en la fase II y se plantean los siguientes objetivos:
- Evaluar el rendimiento de la infraestructura.
- Medir los resultados obtenidos en términos de negocio.
- Revisar las metodologías utilizada
- Valorar los niveles de participación de los usuarios del piloto.
- Obtener conclusiones para su posterior extensión.
En este momento
debería crearse un área específica de gestión del conocimiento,
“Departamento de
gestión del conocimiento” (DGC). Los objetivos a conseguir son:
- Institucionalizar los sistemas de información en el nuevo sistema.
- Iniciar el proceso de integración de los diferentes prototipos.
- Implantar los adecuados mecanismos de incentivación, para lo que se necesitaría el apoyo del departamento de Relaciones Humanos
- Continuar con la extensión e información de la nueva cultura organizativa
- Monitorizar los sistemas implantados.
- Mejorar las infraestructuras según sea necesario y evaluar la utilización de nuevas tecnologías según van apareciendo.
- Identificar nuevas áreas/procesos en los que implantarlo.
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